Tài liệu điện tử đang dần thay thế giấy tờ truyền thống trong nhiều hoạt động ký kết, từ hợp đồng thương mại đến các biểu mẫu hành chính. Cùng với đó, nhu cầu ký điện tử ngày càng phổ biến nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ xử lý công việc từ bất cứ đâu.

Ký điện tử đã và đang đóng vai trò quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp: giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất, đồng thời hỗ trợ xây dựng hệ thống quản trị minh bạch và hiện đại. Tuy nhiên, giữa rất nhiều hình thức ký điện tử trên thị trường, không phải giải pháp nào cũng đáp ứng được yêu cầu pháp lý hoặc đảm bảo tính bảo mật cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa các hình thức ký điện tử, khung pháp lý hiện hành và cách lựa chọn giải pháp ký số – ký điện tử hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Tổng quan về chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là gì?

Theo khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử (electronic signature) được định nghĩa là:

“Chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, nhằm xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”

Hiểu cách khác, chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được tạo ra bằng phương tiện điện tử, sử dụng dữ liệu như chữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh,… để xác nhận danh tính của người ký và thể hiện sự đồng ý của họ đối với nội dung được ký.

Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử và để đảm bảo hiệu lực, nó cần thỏa mãn hai chức năng cơ bản:

• Xác định được người ký (chủ thể dữ liệu): Chữ ký điện tử cho phép xác minh danh tính của người thực hiện ký trên thông điệp dữ liệu điện tử chẳng hạn như hợp đồng, văn bản hành chính, phiếu thu chi, hoặc các loại biểu mẫu điện tử khác.
• Đảm bảo nội dung không bị thay đổi sau khi ký: Việc gắn chữ ký điện tử vào một tài liệu thể hiện rõ ràng rằng người ký chấp thuận toàn bộ nội dung của văn bản đó tương tự như chữ ký tay trên giấy.

Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, trong nhiều trường hợp, cá nhân và tổ chức sẽ cần sử dụng chữ ký số công cộng – một hình thức cụ thể của chữ ký điện tử được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử.

Khi nào chữ ký điện tử có giá trị pháp lý?

Theo quy định tại Điều 23 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện cụ thể sau:

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Từ đó có thể thấy, chữ ký điện tử đặc biệt là chữ ký điện tử chuyên dùng và chữ ký số đã được pháp luật công nhận giá trị pháp lý đầy đủ trong các giao dịch điện tử. Điều này không chỉ tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho việc số hóa quy trình ký kết, mà còn thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, thương mại và quản trị doanh nghiệp, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số toàn diện.

Các loại chữ ký điện tử phổ biến và phạm vi sử dụng

Các loại chữ ký điện tử phổ biến hiện nay

Hiện nay, chữ ký điện tử tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Một số loại thông dụng bao gồm:

• Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa, gắn liền với danh tính người ký thông qua chứng thư số được cấp bởi tổ chức chứng thực. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu doanh nghiệp, và không thể bị chối bỏ sau khi đã ký.
• Chữ ký scan: Là hình thức chữ ký tay được thực hiện trên giấy, sau đó scan lại để lưu dưới dạng ảnh và gửi đi qua email hoặc nền tảng điện tử. Mặc dù tiện lợi, nhưng chữ ký scan thường không có giá trị pháp lý cao do không xác thực được danh tính người ký.
• Chữ ký hình ảnh (ký tay dưới dạng ảnh): Người ký thực hiện chữ ký tay trên thiết bị điện tử (ví dụ: máy tính bảng, màn hình cảm ứng), sau đó chèn hình ảnh chữ ký vào tài liệu. Giống như chữ ký scan, hình thức này thiên về xác nhận ý chí, nhưng thiếu lớp bảo mật và xác thực kỹ thuật.

Phân loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng như sau:

• Chữ ký điện tử chuyên dùng: Là chữ ký do một cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng nội bộ, nhằm phục vụ các hoạt động hành chính hoặc chuyên môn riêng biệt, không dùng trong giao dịch công cộng.
• Chữ ký số công cộng: Là chữ ký điện tử được bảo đảm bởi chứng thư số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành. Loại chữ ký này được sử dụng rộng rãi trong giao dịch giữa các cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, có giá trị pháp lý cao.
• Chữ ký số chuyên dùng công vụ: Là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ của các cơ quan nhà nước, được bảo đảm bởi chứng thư số chuyên dùng công vụ. Đây là loại chữ ký có mức độ bảo mật và kiểm soát cao, dùng cho các hoạt động chính thức trong hệ thống hành chính công.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Hiện nay, chữ ký điện tử và chữ ký số đều được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch trực tuyến để thay thế chữ ký tay hoặc con dấu truyền thống. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm không hoàn toàn giống nhau. Dưới đây là bảng phân tích giúp làm rõ sự khác biệt:

Tiêu chí	Chữ ký điện tử (Electronic Signature)	Chữ ký số (Digital Signature)
Giống nhau	Đều được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong các giao dịch trên môi trường điện tử.
Mục đích sử dụng	Xác nhận chủ thể ký và thể hiện sự đồng ý với nội dung của thông điệp dữ liệu.	Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu, và khả năng chống chối bỏ giao dịch đã ký.
Cơ chế bảo mật	Không sử dụng mã hóa. Tạo lập đơn giản, chủ yếu ở dạng hình ảnh hoặc dữ liệu đính kèm.	Sử dụng thuật toán mã hóa bất đối xứng (gồm khóa công khai và khóa bí mật). Được đảm bảo bằng hạ tầng khóa công khai (PKI).
Xác thực danh tính người ký	Không có quá trình xác nhận bắt buộc. Độ tin cậy phụ thuộc vào bối cảnh sử dụng.	Bắt buộc được xác nhận thông qua chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) cấp.
Khả năng bị làm giả	Dễ bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng lại mà không có biện pháp bảo vệ rõ ràng.	Gần như không thể bị giả mạo do cơ chế mã hóa và ràng buộc với chứng thư số.
Cách tạo chữ ký	Tạo đơn giản bằng cách scan hình ảnh chữ ký tay, tạo bằng phần mềm soạn thảo (Word, Excel), hoặc qua nền tảng ký online.	Phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Cần thiết bị ký (token, HSM) và chứng thư số hợp lệ.
Cách sử dụng	Chèn trực tiếp vào vị trí cần ký trong văn bản hoặc tài liệu điện tử.	Kết nối thiết bị chữ ký số, nhập mã PIN, và thực hiện ký qua phần mềm hỗ trợ.
Yêu cầu phần mềm đặc thù	Có thể sử dụng trên nhiều định dạng thông dụng, không yêu cầu phần mềm xác minh chuyên biệt.	Thường yêu cầu phần mềm chuyên dụng để ký và xác minh, đặc biệt trong môi trường pháp lý và doanh nghiệp.
Giá trị pháp lý	Không mặc định được công nhận hợp pháp. Phải đáp ứng tiêu chí theo luật định nếu muốn có hiệu lực pháp lý.	Được pháp luật công nhận là hợp pháp nếu được ký đúng quy trình và sử dụng chứng thư số hợp lệ.

Một số phần mềm và nền tảng chữ ký điện tử/chữ ký số phổ biến

 Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign là giải pháp ký điện tử tiên tiến thuộc bộ sản phẩm Adobe Acrobat – một trong những nền tảng được tin dùng toàn cầu trong quản lý tài liệu số. Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số trong quy trình phê duyệt, xác nhận và ký kết tài liệu, Acrobat Sign giúp các doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, gửi giấy tờ thủ công, rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo mức độ bảo mật và tuân thủ pháp lý cao nhất.

Với Acrobat Sign, các tổ chức có thể triển khai quy trình ký điện tử xuyên suốt – từ nội bộ đến đối tác và khách hàng – một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, phù hợp với môi trường làm việc hiện đại và linh hoạt.

Tính năng nổi bật của Acrobat Sign

• Ký điện tử mọi lúc, mọi nơi: Acrobat Sign cho phép người dùng gửi và ký tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào bao gồm máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng.
• Tích hợp liền mạch với các công cụ doanh nghiệp: Dễ dàng kết nối và sử dụng trực tiếp trong các hệ thống sẵn có như Microsoft 365, Salesforce, SAP, Workday, Google Workspace, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
• Theo dõi và kiểm soát toàn diện: Người dùng có thể giám sát trạng thái tài liệu theo thời gian thực, thiết lập nhắc nhở tự động và truy xuất lịch sử ký với chuỗi kiểm tra (audit trail) minh bạch và đầy đủ.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý toàn cầu: Acrobat Sign tuân thủ các quy định về chữ ký điện tử tại nhiều quốc gia, bao gồm Luật Giao dịch điện tử tại Việt Nam, eIDAS (EU), ESIGN và UETA (Hoa Kỳ), đồng thời hỗ trợ bảo mật dữ liệu theo chuẩn GDPR.
• Xác thực đa lớp và bảo mật cao: Hỗ trợ xác minh người ký qua nhiều phương thức như email, mã OTP, xác thực danh tính nâng cao; kết hợp với mã hóa mạnh mẽ giúp bảo vệ toàn vẹn nội dung tài liệu.
• Tạo biểu mẫu và gửi đồng loạt: Doanh nghiệp có thể tạo các mẫu tài liệu chuẩn để sử dụng nhiều lần và gửi ký đồng thời cho nhiều người nhận, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
• Tùy chỉnh thương hiệu cho doanh nghiệp: Cho phép tùy biến giao diện ký, thêm logo, màu sắc nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong tài liệu và email gửi đi, tăng tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng.

Nitro Sign

Nitro Sign là giải pháp ký điện tử và quản lý tài liệu số chuyên nghiệp thuộc hệ sinh thái Nitro Productivity Suite, được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết tài liệu một cách an toàn, nhanh chóng và dễ quản lý.

Với khả năng tích hợp linh hoạt và giao diện thân thiện, Nitro Sign giúp các tổ chức loại bỏ quy trình in ấn – ký tay truyền thống, rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo tính minh bạch, bảo mật trong từng bước ký kết.

Nitro Sign hướng đến các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng ký số mạnh mẽ, tối ưu chi phí, dễ triển khai và dễ mở rộng theo quy mô hoạt động.

Tính năng nổi bật của Nitro Sign

• Ký điện tử nhanh chóng và hợp lệ pháp lý: Cho phép gửi, ký và theo dõi tài liệu trên nền tảng đám mây, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về chữ ký điện tử như eIDAS, ESIGN, UETA và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
• Tích hợp mượt mà với các hệ thống sẵn có: Dễ dàng tích hợp với các nền tảng như Microsoft 365, SharePoint, Teams, giúp đội ngũ vận hành liền mạch mà không cần thay đổi hệ thống làm việc hiện tại.
• Tự động hóa quy trình và mẫu tài liệu: Cho phép tạo và quản lý các mẫu tài liệu được ký thường xuyên, tiết kiệm thời gian cho các hợp đồng lặp lại, biểu mẫu nhân sự, giấy ủy quyền, thỏa thuận NDA,…
• Theo dõi và kiểm soát tài liệu chặt chẽ: Cung cấp bảng điều khiển trực quan để quản lý trạng thái tài liệu, lịch sử hoạt động của người ký, và nhật ký kiểm tra (audit trail) đảm bảo minh bạch trong mọi giao dịch.
• Xác thực đa lớp và bảo mật mạnh mẽ: Hỗ trợ xác minh người ký thông qua email, OTP hoặc xác thực danh tính nâng cao. Tài liệu được lưu trữ và truyền tải với các lớp mã hóa tiên tiến, đảm bảo chống giả mạo và rò rỉ thông tin.
• Quản lý người dùng theo vai trò và quyền hạn: Nitro Sign hỗ trợ thiết lập vai trò người dùng, phân quyền truy cập và kiểm soát tài liệu nội bộ hiệu quả – đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều phòng ban và cấp quản lý.
• Triển khai dễ dàng – tối ưu chi phí: Với nền tảng dựa trên cloud, Nitro Sign không yêu cầu cài đặt phức tạp. Doanh nghiệp có thể triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian đào tạo và chi phí vận hành so với các giải pháp phần cứng truyền thống.

Docusign eSignature

DocuSign eSignature là nền tảng chữ ký điện tử hàng đầu thế giới, được hàng triệu doanh nghiệp tin dùng để số hóa quy trình ký kết và phê duyệt tài liệu. Là sản phẩm chủ lực trong bộ giải pháp DocuSign Agreement Cloud, eSignature cho phép người dùng gửi, ký và quản lý tài liệu từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, một cách nhanh chóng và hoàn toàn bảo mật.

Với hơn 1 tỷ người ký tại hơn 180 quốc gia, DocuSign eSignature giúp các tổ chức rút ngắn chu kỳ giao dịch, giảm thiểu chi phí giấy tờ, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ toàn cầu.

Tính năng nổi bật của DocuSign eSignature

• Ký điện tử nhanh, hợp pháp và bảo mật: Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý nghiêm ngặt như eIDAS (EU), ESIGN và UETA (Mỹ), DocuSign eSignature đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu và khả năng chống chối bỏ trong mọi giao dịch.
• Gửi và ký tài liệu mọi lúc, mọi nơi: Cho phép ký trực tuyến trên điện thoại, máy tính bảng, hoặc desktop mà không cần cài đặt phần mềm. Quy trình ký có thể diễn ra hoàn toàn từ xa, thuận tiện trong môi trường làm việc linh hoạt và đa quốc gia.
• Theo dõi thời gian thực và nhật ký kiểm tra đầy đủ: Doanh nghiệp có thể giám sát toàn bộ quy trình ký kết với audit trail minh bạch, ghi nhận thời gian, địa điểm và thao tác của từng người tham gia.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt: Cho phép định tuyến tài liệu theo quy trình phê duyệt phức tạp, hỗ trợ ký theo tuần tự hoặc song song – phù hợp với doanh nghiệp có cấu trúc quản lý nhiều cấp.
• Tích hợp mạnh mẽ với các nền tảng doanh nghiệp: Tích hợp sẵn với hơn 400 ứng dụng phổ biến như Salesforce, SAP, Microsoft 365, Google Workspace, Oracle, giúp đồng bộ hóa tài liệu và quy trình vận hành mà không làm gián đoạn hệ thống đang sử dụng.
• Tùy chỉnh thương hiệu và giao diện người dùng: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh logo, màu sắc, email thông báo để trải nghiệm ký kết mang đậm dấu ấn thương hiệu và chuyên nghiệp hóa toàn bộ quy trình giao tiếp với đối tác.
• Bảo mật và tuân thủ cao cấp: Được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối, xác thực đa yếu tố và lưu trữ trong môi trường đám mây đạt chuẩn ISO 27001, SOC 2 Type II, FedRAMP,… DocuSign là lựa chọn phù hợp với cả các tổ chức tài chính, pháp lý và y tế.

Foxit eSign

Foxit eSign là nền tảng ký điện tử được phát triển bởi Foxit Software – công ty nổi tiếng toàn cầu với phần mềm Foxit PDF Editor. Giải pháp này cho phép người dùng tạo, gửi, ký và quản lý tài liệu điện tử một cách hợp pháp, an toàn và hoàn toàn trực tuyến.

Foxit eSign hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình ký kết từ xa mà vẫn đảm bảo tính pháp lý, tuân thủ các chuẩn quốc tế như ESIGN Act, UETA (Hoa Kỳ) và eIDAS (Liên minh châu Âu). Nền tảng cũng đạt chứng chỉ bảo mật SOC 2 Type 2, phù hợp với yêu cầu kiểm soát dữ liệu trong môi trường doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật của Foxit eSign

• Bảo mật dữ liệu: Hệ thống mã hóa đầu cuối, hỗ trợ xác thực đa yếu tố và phân quyền người dùng giúp kiểm soát truy cập chặt chẽ.
• Tự động hóa quy trình ký: Cho phép định tuyến luồng ký, thiết lập thứ tự người ký, thời hạn ký và gửi nhắc tự động.
• Quản lý mẫu tài liệu: Dễ dàng tạo và tái sử dụng các mẫu hợp đồng, biểu mẫu, giúp rút ngắn thời gian thao tác.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối dễ dàng với các hệ thống như Foxit PDF Editor, Google Workspace, Dropbox, Salesforce, Microsoft Teams và hơn thế nữa.
• Đa nền tảng: Người dùng có thể ký điện tử trên cả máy tính và thiết bị di động, kể cả khi không có kết nối internet.
• Dễ triển khai và sử dụng: Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, hỗ trợ triển khai nhanh trong môi trường doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp lý: Foxit eSign cung cấp chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, có đầy đủ nhật ký kiểm tra (audit trail) và dấu thời gian.

Liên hệ PACISOFT để nhận TƯ VẤN giải pháp ký số – ký điện tử hợp pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất!

Với hơn 15 năm kinh nghiệm, PACISOFT là đối tác đáng tin cậy chuyên cung cấp giải pháp dịch vụ CNTT toàn diện cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Chúng tôi cung cấp đầy đủ từ phần mềm bản quyền, phần cứng, đến các dịch vụ triển khai – bảo trì – quản trị hệ thống CNTT. PACISOFT không chỉ là nhà phân phối sản phẩm, mà còn là đơn vị triển khai và tư vấn giải pháp trọn gói, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án tối ưu, tiết kiệm chi phí và phù hợp với mô hình vận hành.

PACISOFT hiện kinh doanh hàng chục ngàn mặt hàng công nghệ phục vụ doanh nghiệp trong hơn 15 năm qua bao gồm máy tính PC/ Laptop/ máy chủ/ máy trạm/ thiết bị lưu trữ/ màn hình/ thiết bị mạng cùng hơn 10,000 loại phần mềm có bản quyền chính hãng đến từ 250 nhãn hiệu quốc tế hàng đầu. Ngoài ra, dịch vụ CNTT tại PACISOFT chuyên nghiệp cũng được nhiều khách hàng quan tâm và lựa chọn. Truy cập PACISOFT.com.vn hoặc PACISOFT.vn để tìm hiểu thêm!

» Xem lý do chọn PACISOFT
» Tại sao nên mua hàng tại PACISOFT

Để nhận báo giá hoặc mua phần mềm bản quyền hoặc tư vấn giải pháp, khách hàng có thể liên hệ với chuyên viên PACISOFT tại HN & TP.HCM để được tư vấn hoặc gửi yêu cầu về email sales@pacisoft.com.

• (024) 32 028 112 | (028) 36 229 885
• sales@pacisoft.com
• Chat với chuyên viên tư vấn Online
• Liên hệ tư vấn