Electronic Signature Laws & Regulations – Vietnam
Khái niệm:
• Electronic signatures (e-sign): chữ ký điện tử (Ví dụ lúc mua hàng Shopee, Grab có thể bên bán yêu cầu chúng ta ký 1 số giấy tờ hoặc chứng từ giao nhận lên màn hình hoặc File PDF)
• Digital signatures: chữ ký số, thường thấy ở hóa đơn GTGT điện tử, khai hải quan, có xác thực
• Wet signature: Chữ ký tươi, chữ ký sống tức là chữ ký mà chúng ta ký bằng bút mực, một cách vật lý)
Lưu ý:
PACISOFT cung cấp nhiều loại chữ ký điện tử, phổ biến là DocuSign, FoxitSign, Nitro Sign, Adobe Sign, Pandadoc, HelloSign.. Có hơn 30 loại chữ ký điện tử toàn cầu, các hãng đều có chung tuyên bố như dưới đây, tức hầu hết là phù hợp với luật pháp Việt Nam. Chúng tôi không bán chữ ký số, chữ ký điện tử do VN sản xuất.
Chữ ký điện tử và chữ ký số có chứng nhận (certificate-based digital signatures) phổ biến ở Việt Nam với phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng chữ ký số trong tổ chức của họ. Pháp luật Việt Nam thừa nhận cả chữ ký điện tử và chữ ký điện số đều có cùng mức độ khả thi và khả năng chấp nhận như “chữ ký tươi”, miễn là chúng đáp ứng một số yêu cầu nhất định. Nhìn chung, mức độ thực thi / chấp nhận của chữ ký số cao hơn so với các loại chữ ký điện tử khác.
Luật chính về chữ ký điện tử là Luật Giao dịch điện tử 2005. Ở cấp độ thấp hơn, việc sử dụng chữ ký điện tử được điều chỉnh bởi một số Nghị định và Thông tư chuyên ngành, dẫn chiếu đến Luật Giao dịch điện tử. Các yêu cầu đối với chữ ký điện tử hợp lệ khác nhau tùy thuộc vào việc chữ ký điện tử đang được sử dụng để thay thế chữ ký “sống” truyền thống hay con dấu của một tổ chức.
Khi chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế chữ ký “sống”; nó phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử xác định người ký và chỉ ra sự chấp thuận của họ đối với nội dung của thông điệp dữ liệu;
- Phương pháp này đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo và gửi đi.
Chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế con dấu của tổ chức phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Điều kiện tạo:
- Chữ ký điện tử phải được xác minh bằng quy trình xác minh bảo mật do các bên giao dịch thỏa thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ được gắn vào người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
- Dữ liệu dùng để tạo chữ ký điện tử chỉ do người ký kiểm soát tại thời điểm ký;
- Tất cả các thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể phát hiện được; và
- Tất cả các thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể phát hiện được.
- Điều kiện bảo mật: Chữ ký điện tử phải được chứng nhận bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
Chữ ký số (Digital Signatures) chịu sự điều chỉnh của Nghị định số 130/2018 / NĐ-CP cũng như các Nghị định và Thông tư khác. Chữ ký số được định nghĩa là một tập hợp con của các chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách chuyển đổi một thông điệp dữ liệu bằng cách sử dụng mật mã không đối xứng.
Vì chữ ký số đã được chứng nhận bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực nên các yêu cầu đối với một chữ ký số hợp lệ chỉ tập trung vào các điều kiện bảo mật sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời hạn hiệu lực của chứng thư số tương ứng và có thể được kiểm tra bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số hợp lệ đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng khóa private key tương ứng với khóa public key được ghi trên chứng thư số (digital certificates) do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
- Private key chỉ nằm dưới sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Chữ ký số phải được chứng thực bằng chứng thư số do một trong các cơ quan sau đây cấp: (i) Tổ chức chứng thực chữ ký số gốc quốc gia Việt Nam; (ii) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên ngành của Chính phủ; (iii) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (chỉ liệt kê trên trang thông tin điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông (MIC) bằng tiếng Việt); (iv) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo mật chữ ký số chuyên dùng.
Mặc dù chưa có bản án nào được công bố công khai về các tranh chấp dân sự hoặc tội hình sự liên quan đến chữ ký điện tử hoặc chữ ký số, nhưng các tòa án và thẩm phán Việt Nam đã khá quen thuộc với các quy định của pháp luật về chữ ký điện tử và chữ ký số.
Cân nhắc đặc biệt
Giao dịch với các đơn vị thuộc khu vực công
Không có quy định cụ thể về nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử với các đơn vị chính phủ.
Các trường hợp sử dụng thường yêu cầu chữ ký truyền thống
Ở Việt Nam, có một số trường hợp sử dụng yêu cầu chữ ký truyền thống và có những trường hợp cần xem xét thêm về tính tuân thủ pháp lý của chữ ký điện tử, chẳng hạn như khi giao dịch với một số đơn vị thuộc khu vực công. Ngoài ra, việc công chứng, chứng thực chữ ký và hợp đồng ở Việt Nam không thể được nhân rộng dưới dạng điện tử. Vì vậy, các văn bản phải được công chứng, hoặc chữ ký hoặc hợp đồng phải được chứng thực, không thể được ký hoặc thực hiện dưới dạng điện tử. Chúng thường là:
1. Di chúc
• Di chúc của người mất khả năng lao động, không biết chữ phải được lập thành văn bản có người làm chứng và phải được công chứng, chứng thực.
• Di chúc miệng chỉ được coi là hợp pháp nếu người lập di chúc bằng miệng bày tỏ nguyện vọng cuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng, những người ngay sau đó đã ghi lại ý muốn đó bằng văn bản và ký tên hoặc lăn tay vào văn bản. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày người lập di chúc bằng miệng thể hiện nguyện vọng cuối cùng của mình, di chúc đó phải được công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền công chứng hoặc chứng thực.
2. Thỏa thuận giao dịch đất đai, nhà ở và bất động sản
• Các thỏa thuận về giao dịch nhà ở, chẳng hạn như bán, tặng cho, trao đổi, góp vốn, thế chấp, cho thuê hoặc cho thuê và / hoặc các sửa đổi của các thỏa thuận đó thường phải được công chứng hoặc chứng thực.
• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, cho thuê, cho thuê, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng, chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản.
• Việc tặng cho bất động sản phải được lập thành biên bản và có công chứng, chứng thực và phải đăng ký nếu pháp luật về bất động sản quy định phải đăng ký quyền sở hữu.
3. Các loại tài liệu khác:
• Thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng phải được lập thành văn bản trước khi kết hôn và được công chứng, chứng thực.
• Việc lựa chọn người giám hộ phải được lập thành văn bản và có công chứng, chứng thực.
• Văn bản đấu giá phải ghi rõ kết quả đấu giá và có chữ ký của đấu giá viên, người mua và hai người chứng kiến trong số những người tham gia đấu giá và được công chứng. Đối với hàng hóa bán đấu giá phải được công chứng của Công chứng nhà nước theo quy định của pháp luật thì văn bản bán đấu giá cũng phải được công chứng.
• Việc ủy quyền kháng nghị (trong tố tụng) phải được thực hiện bằng văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp ủy quyền được lập dưới sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án phân công.
Ngoài ra còn có các quy trình hoặc quy trình công việc cụ thể không thể sao chép bằng điện tử, điển hình như sau:
• Công chứng: Trong thủ tục này, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
• Chứng thực chữ ký: Sau khi kiểm tra các giấy tờ, tài liệu đã nộp để xác nhận có đầy đủ hay không, đảm bảo người yêu cầu công tâm, tỉnh táo và kiểm soát được hành vi của mình tại thời điểm xác nhận, người xác nhận. yêu cầu người yêu cầu ký trước công chúng và thực hiện những việc sau:
• Ghi đầy đủ lời khai chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng nhận và ghi vào sổ chứng nhận.
• Chứng thực hợp đồng: Các bên phải ký tên trước mặt người xác nhận. Trường hợp người có thẩm quyền của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký mẫu chữ ký tại cơ quan thực hiện chứng thực thì người đó có thể ký vào hợp đồng mà không cần sự có mặt của người chứng thực; người chứng nhận phải kiểm tra chữ ký trên hợp đồng so với chữ ký mẫu trước khi việc chứng nhận được thực hiện. Khi phát hiện có bất kỳ nghi ngờ nào, người yêu cầu phải ký trước mặt người xác nhận chữ ký của mình.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Thông tin trên trang này nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu được khuôn khổ pháp lý của chữ ký điện tử. Tuy nhiên, PACISOFT & Adobe không thể cung cấp lời khuyên pháp lý. Bạn nên tham khảo ý kiến một luật sư về các câu hỏi pháp lý cụ thể của bạn. Luật và quy định thay đổi thường xuyên, và thông tin này có thể không mới hoặc không chính xác. Trong phạm vi tối đa được pháp luật cho phép, Adobe cung cấp tài liệu này trên cơ sở “nguyên trạng”. Adobe từ chối và không đại diện hoặc bảo đảm dưới bất kỳ hình thức nào đối với tài liệu này, rõ ràng, ngụ ý hoặc theo luật định, bao gồm tuyên bố, đảm bảo hoặc bảo đảm về khả năng chuyên nhượng, tính phù hợp hoặc độ chính xác nhất định cho một mục đích/ trường hợp cụ thể
Tìm hiểu thêm về Adobe
» Chữ ký điện tử Adobe Sign
» Xem Adobe Sign giúp phát triển kinh doanh như thế nào
» Adobe Document Cloud đưa các dịch vụ PDF tích hợp vào Office 365
» Adobe Document Cloud – Quản lý và tạo tài liệu dễ dàng hơn
» Kích hoạt hoặc hủy ứng dụng Creative Cloud
PACISOFT.vn
