Trí tuệ nhân tạo đang định hình lại cách doanh nghiệp vận hành, từ tự động hoá tác vụ đến nâng cao hiệu quả tương tác nội bộ và với khách hàng. Microsoft Copilot Studio mang đến một nền tảng mạnh mẽ, cho phép tùy biến Copilot và xây dựng Agent AI thông minh, giúp tích hợp AI vào quy trình hằng ngày mà không cần chuyên môn kỹ thuật phức tạp.
Bài viết sẽ phân tích khái niệm, cơ chế hoạt động, ưu điểm và tính năng nổi bật của Copilot Studio, đồng thời chia sẻ các ví dụ ứng dụng thực tiễn trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Microsoft Copilot Studio là gì?
Copilot Studio là một nền tảng phát triển ứng dụng dựa trên triết lý low-code/no-code (mã thấp/không mã). Nền tảng này cho phép các cá nhân và tổ chức dễ dàng tạo, tùy chỉnh và triển khai các agent (copilot/chatbot) và agent flows từ các mô hình GPT tùy chỉnh, plugin AI tạo sinh cho đến các chủ đề được thiết lập sẵn. Với Copilot Studio, bạn có thể:
- Tùy chỉnh Copilot cho Microsoft 365 với các kịch bản riêng của doanh nghiệp.
- Xây dựng, kiểm thử các copilot độc lập cũng như GPT tùy chỉnh.
- Quản lý và bảo mật các tùy chỉnh cùng copilot độc lập với các quyền truy cập, kiểm soát dữ liệu, người dùng và công cụ phân tích phù hợp.
Điểm khác biệt lớn nhất giữa Copilot Studio và Microsoft 365 Copilot tiêu chuẩn là khả năng tùy biến. Trong khi Microsoft 365 Copilot có các chức năng cố định được tích hợp sẵn trong các ứng dụng như Outlook hay Excel, Copilot Studio cho phép bạn toàn quyền kiểm soát thiết kế, tùy chỉnh và quản lý trợ lý AI của mình. Điều này giúp mỗi công ty có thể điều chỉnh hành vi của agent để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể, bằng cách sử dụng các mô hình ngôn ngữ tự nhiên và kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
Agent là gì?
Hãy hình dung Agent giống như một trợ lý ảo cực kỳ thông minh. Nó không chỉ đơn thuần trả lời các câu hỏi, mà còn có khả năng tự động xử lý nhiều công việc phức tạp. Agent hoạt động dựa trên sự kết hợp của nhiều yếu tố như:
- Các mô hình AI: Để hiểu và xử lý ngôn ngữ.
- Chỉ dẫn và bối cảnh: Giúp Agent biết nó cần làm gì và trong tình huống nào.
- Nguồn kiến thức: Nơi Agent lấy thông tin để trả lời.
Bạn có thể sử dụng Agent để:
- Tương tác với khách hàng trên website, Facebook hay các ứng dụng khác.
- Trả lời các câu hỏi thường gặp về sản phẩm, nhân sự hoặc các chính sách của công ty.
- Hỗ trợ nhân viên xử lý các công việc hành chính.
Agent flow là gì?
Agent flow là cách mạnh mẽ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và kết nối ứng dụng, dịch vụ của bạn. Agent flow có thể được kích hoạt theo nhiều cách: thủ công, bởi các sự kiện/agent khác, hoặc dựa trên lịch trình định sẵn.
Với Copilot Studio, bạn có thể tạo agent flow bằng ngôn ngữ tự nhiên hoặc trình chỉnh sửa trực quan. Agent flow có thể chạy độc lập như một tiến trình tự động hóa, hoặc được thiết lập để kích hoạt từ một agent và trả kết quả về cho agent đó, giúp agent sử dụng agent flow như một công cụ hỗ trợ.
Agent conversation hoạt động như thế nào?
Khi bạn trò chuyện với một Agent, quá trình sẽ diễn ra như sau:
1. Hiểu câu hỏi của bạn: Agent sẽ dùng công nghệ NLU (Hiểu ngôn ngữ tự nhiên) để nhận biết ý định của bạn. Ví dụ, khi bạn hỏi “Mấy giờ cửa hàng mở cửa?”, Agent sẽ hiểu ý định của bạn là muốn biết “Giờ mở cửa”.
2. Tìm câu trả lời phù hợp: Sau khi hiểu ý định, Agent sẽ tìm kiếm câu trả lời trong các topic (chủ đề) được tạo sẵn. Topic là một chuỗi các bước hướng dẫn cụ thể mà bạn đã thiết lập cho Agent. Ví dụ: Với câu hỏi về “Giờ mở cửa”, Agent sẽ tìm đến topic “Giờ mở cửa cửa hàng”.
3. Tự động đưa ra câu trả lời: Agent sẽ đi theo các bước trong topic để cung cấp câu trả lời chính xác. Trong trường hợp không tìm thấy topic phù hợp, nhờ vào công nghệ AI mạnh mẽ như Azure OpenAI GPT, Agent có thể tự động tạo ra câu trả lời hợp lý dựa trên các nguồn dữ liệu mà bạn đã cung cấp (hoặc thậm chí từ kiến thức tổng quát của AI). Điều này giúp Agent có thể trả lời được cả những câu hỏi bất ngờ mà bạn chưa từng thiết lập trước.
Tuy nhiên, bạn không thể dự đoán được tất cả các loại câu hỏi mà khách hàng sẽ hỏi. Để khắc phục điều này, Microsoft Copilot Studio tích hợp các khả năng mạnh mẽ được hỗ trợ bởi AI, sử dụng những tiến bộ mới nhất trong các mô hình NLU. Khi Agent của bạn được liên kết với các nguồn kiến thức, nó có thể tự động tạo ra các phản hồi. Những phản hồi này mang tính hội thoại, bằng ngôn ngữ thông thường và không yêu cầu người tạo Agent phải tạo topic cho mọi tình huống có thể xảy ra.
Tính năng của Microsoft Copilot Studio
Với Microsoft Copilot Studio, bạn có thể tạo và quản lý các agent (tác nhân) tùy chỉnh để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Dưới đây là những tính năng nổi bật:
Tạo và Tùy chỉnh Agent
Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều loại agent để phục vụ các mục đích khác nhau:
- Agent đàm thoại: Giúp agent trả lời câu hỏi và hoàn thành nhiệm vụ dựa trên nguồn dữ liệu bạn cung cấp.
- Agent tự chủ: Thiết kế các agent có khả năng tự động lập kế hoạch, học hỏi và thực hiện công việc độc lập.
- Sử dụng các mẫu có sẵn: Bắt đầu nhanh chóng với các agent và mẫu đã được xây dựng sẵn, sau đó bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với từng ngành nghề.
- Tăng cường tự động hóa: Cấu hình các quy trình làm việc chi tiết để agent thực hiện các tác vụ phức tạp ở quy mô lớn.
- Thiết kế agent giọng nói: Sử dụng AI để cải thiện các hệ thống tổng đài tự động (IVR), giúp agent có thể hỗ trợ khách hàng qua giọng nói một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh agent để chúng hoạt động thông minh và hiệu quả hơn:
- Nâng cao kiến thức: Kết nối agent với dữ liệu nội bộ của công ty trên các nền tảng như Microsoft Graph, Dataverse hoặc các tệp cục bộ để chúng đưa ra câu trả lời chính xác.
- Biến lời nói thành hành động: Cho phép agent không chỉ trò chuyện mà còn thực hiện các nhiệm vụ thực tế như tạo yêu cầu hỗ trợ hay cập nhật thông tin bằng cách sử dụng trình kết nối dữ liệu và REST API.
Triển khai, Tích hợp và Bảo mật Agent AI
- Triển khai lên nhiều kênh: Dễ dàng đưa agent của bạn lên các nền tảng phổ biến như trang web, phương tiện truyền thông xã hội, Microsoft Teams và ứng dụng di động.
- Nâng cao Microsoft 365 Copilot: Mở rộng khả năng của Copilot bằng cách tích hợp nó với các hệ thống bên thứ ba như Workday và Salesforce.
- Công cụ phát triển linh hoạt: Microsoft Copilot Studio cung cấp các công cụ cho cả nhà phát triển chuyên nghiệp và người dùng không chuyên (low-code), cho phép bạn xây dựng các giải pháp phức tạp và tích hợp chúng vào hệ sinh thái của Microsoft.
- Bảo mật toàn diện: Nền tảng này đảm bảo an toàn cho agent và dữ liệu của bạn bằng các biện pháp chặt chẽ như phòng chống mất dữ liệu (DLP), quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và kiểm tra hoạt động
Lợi ích của Microsoft Copilot Studio
1. Tăng cường hiệu suất làm việc
Copilot Studio giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, đồng thời tận dụng AI để phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định. Điều này giúp nhân viên giảm tải công việc thủ công, tập trung nhiều hơn vào các hoạt động chiến lược, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả chung của tổ chức.
2. Tiết kiệm chi phí
Việc triển khai các trợ lý ảo thông minh giúp doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực cho những công việc thường nhật. Điều này không chỉ cắt giảm chi phí vận hành mà còn giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt.
3. Đa dạng hóa tính năng
Microsoft Copilot không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ các tác vụ thường ngày như trả lời câu hỏi hay xử lý yêu cầu cơ bản. Với khả năng mở rộng mạnh mẽ, Copilot có thể đảm nhận những nhiệm vụ phức tạp hơn, bao gồm phân tích và khai thác dữ liệu, tự động hóa các quy trình làm việc nhiều bước cũng như đưa ra các gợi ý thông minh dựa trên dữ liệu thực tế và ngữ cảnh cụ thể. Nhờ vậy, Copilot giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu cách ra quyết định, tăng độ chính xác trong công việc.
4.T ối ưu hóa trải nghiệm người dùng
Một trong những điểm nổi bật của Copilot Studio là khả năng tạo ra các Copilot được tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tối ưu hoạt động nội bộ mà còn mang lại trải nghiệm liền mạch, thân thiện và đáng tin cậy cho người dùng cuối. Các Copilot có thể trò chuyện tự nhiên, đưa ra phản hồi phù hợp với bối cảnh, đồng thời hỗ trợ đa kênh từ website, ứng dụng di động đến nền tảng cộng tác như Microsoft Teams. Sự linh hoạt này giúp nâng cao mức độ hài lòng, gắn kết và lòng tin của khách hàng đối với thương hiệu.
Ứng dụng của Copilot Studio trong các trường hợp cụ thể
Copilot Studio là nơi bạn có thể xây dựng và tùy chỉnh các agent. Bạn và doanh nghiệp có thể sử dụng các agent được tạo trong Copilot Studio để tự động hóa và thực thi quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Bạn có thể chọn từ nhiều agent dựng sẵn hoặc tự xây dựng agent mới tùy theo mục tiêu và mức độ linh hoạt mong muốn. Các agent sẽ hỗ trợ tìm kiếm thông tin liên quan, hoàn thành tác vụ và vận hành quy trình kinh doanh ở chế độ nền. Doanh nghiệp có thể kích hoạt các agent để đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng nhanh hơn, giảm chi phí và tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu.
Ứng dụng Microsoft Copilot Studio trong Kế toán
Sơ đồ trên cho thấy cách Microsoft Copilot Studio hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc tự động hóa quy trình, quản lý dữ liệu chính xác và an toàn. Điểm cốt lõi của hệ thống là khả năng tích hợp trực tiếp với các nền tảng ERP, hệ thống quản lý ngân quỹ (Treasury Management) và xử lý dữ liệu nhạy cảm như bảng cân đối kế toán hay giao dịch nội bộ.
Quy trình bắt đầu khi đội ngũ tài chính đưa ra yêu cầu. Orchestrator sẽ tiếp nhận, tra cứu dữ liệu từ Microsoft Graph và Semantic Index, sau đó kích hoạt quy trình hoặc hành động phù hợp. Kết quả được trả về cho người dùng, đồng thời toàn bộ tiến trình được giám sát để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.
Trong quá trình xử lý, Copilot Studio sử dụng nhiều agent chuyên biệt:
- Ledger Data Collector: Dựa trên logic đã định sẵn để trích xuất dữ liệu tài chính và đối chiếu các bản ghi.
- Discrepancy Detector: Thực hiện kiểm tra bằng báo cáo so sánh và phát hiện sai lệch từ sổ cái.
- Anomaly Communicator: Theo dõi dữ liệu, phát hiện xu hướng và gửi cảnh báo bất thường đến đội ngũ tài chính.
- Reconciliation Processor : Dựa trên các chênh lệch đã phát hiện, điều chỉnh dữ liệu trong bảng cân đối kế toán.
Các tác nhân phối hợp nhịp nhàng, giúp giảm sai sót thủ công và tối ưu hiệu quả.
Điểm mạnh của kiến trúc này là sự kết hợp giữa AI tạo sinh (OpenAI) và dữ liệu nội bộ doanh nghiệp thông qua Microsoft Graph và Power Platform. Nhờ đó, Copilot Studio không chỉ trả lời câu hỏi, mà còn có thể phân tích, lập kế hoạch, tự học và tự động hóa nhiều bước công việc phức tạp. Bên cạnh đó, hệ thống còn đảm bảo bảo mật và tuân thủ với cơ chế phân quyền, mã hóa và giám sát hoạt động.
Tóm lại, Copilot Studio mang đến cho bộ phận tài chính một giải pháp toàn diện: tăng tốc chốt sổ, phát hiện sai lệch kịp thời, nâng cao phân tích và giảm chi phí vận hành.
Ứng dụng Microsoft Copilot Studio trong Tuyển dụng nhân sự
Trong bối cảnh thị trường nhân sự ngày càng cạnh tranh, việc tìm kiếm và tuyển chọn ứng viên phù hợp thường gặp nhiều thách thức: quy trình thủ công, mất thời gian, thiếu tính nhất quán và dễ bị chi phối bởi các tiêu chí lỗi thời. Để giải quyết bài toán này, Microsoft Copilot Studio mang đến một giải pháp AI-Agent dành riêng cho bộ phận nhân sự (HR Function), giúp tự động hóa, tăng độ chính xác và tối ưu hóa toàn bộ hành trình tuyển dụng.
Cách hoạt động
Khi HR đưa ra yêu cầu tuyển dụng, hệ thống tự động kết nối với cơ sở dữ liệu nội bộ (ATS, HRIS) và các nền tảng bên ngoài (LinkedIn, job sites). AI phân tích mô tả công việc, so khớp với hồ sơ ứng viên và xếp hạng theo mức độ phù hợp.
Các agent chuyên biệt hỗ trợ:
- Skill Validator: kiểm tra ứng viên đúng yêu cầu.
- Candidate Ranker: xếp hạng theo kỹ năng và kinh nghiệm.
- Communicator: gửi email, nhắc phỏng vấn, follow-up.
- Logic Refinement: liên tục cải thiện kết quả nhờ phản hồi từ HR.
Đối với doanh nghiệp, tác động mang lại là rõ rệt: thời gian tuyển dụng được rút ngắn đáng kể, chất lượng tuyển chọn được nâng cao, và nguồn lực nhân sự được giải phóng khỏi các công việc thủ công lặp lại để tập trung vào chiến lược phát triển con người. Đây chính là bước chuyển từ một quy trình tuyển dụng thủ công, rời rạc sang một hệ thống chủ động, thông minh và tối ưu hóa bằng dữ liệu.
Mua Microsoft tại đại lý phân phối bản quyền Microsoft chính hãng tại Việt Nam
PACISOFT Vietnam là một trong những Microsoft Solutions Partner hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft chính hãng cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, PACISOFT là đại lý Microsoft chính hãng tại Việt Nam, đồng thời là đối tác xuất sắc của Microsoft năm 2024 và nhiều năm liên tiếp trước đó. Nếu bạn đang tìm nơi mua Microsoft bản quyền ở đâu uy tín, chính hãng, thì PACISOFT chính là lựa chọn đáng tin cậy. Tại đây, bạn có thể tìm thấy đầy đủ các dòng sản phẩm Microsoft như:
- Microsoft 365 bản quyền cho doanh nghiệp SMEs (Business Basic, Standard, Premium), cho doanh nghiệp lớn Enterprise (Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5)
- Windows bản quyền cho máy trạm, máy chủ
- SQL Server, Exchange, Windows Server, Azure và các giải pháp Microsoft Cloud hiện đại khác,…
PACISOFT được xếp top đầu cung cấp sản phẩm Microsoft tại Việt Nam
PACISOFT sở hữu đội ngũ tư vấn kỹ thuật được chứng nhận bởi Microsoft (MCP, M365 Certified, Azure Fundamentals…), cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh gọn, hỗ trợ toàn quốc. Hiện nay, PACISOFT phục vụ hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp vừa và lớn, tổ chức giáo dục và các đơn vị nhà nước trong việc hợp thức hóa bản quyền và đầu tư phần mềm đúng chuẩn. Dù bạn là cá nhân, doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, nếu đang tìm đối tác cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft, hãy liên hệ ngay với PACISOFT để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn.
Liên hệ tư vấn, demo giải pháp Microsoft
- (024) 32 028 112 | (028) 36 229 885
- sales@pacisoft.com
- Chat với chuyên viên tư vấn Online
- www.PACISOFT.vn/lien-he • www.PACISOFT.com.vn
Thông tin tham khảo
