Hà Nội: (024) 3915 6886 - Hồ Chí Minh: (028) 36 100 816 sales@pacisoft.com
Bản cập nhật cho Adobe Document Cloud đưa các dịch vụ PDF tích hợp vào Office 365

Bản cập nhật cho Adobe Document Cloud đưa các dịch vụ PDF tích hợp vào Office 365

Microsoft đã mở rộng mối quan hệ hợp tác chiến lược với Adobe để tập trung cho sự tích hợp giữa Adobe Sign và các sản phẩm Office 365 như Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, cùng các sản phẩm khác.

Các khách hàng đã tận dụng sự kết hợp này rất hiệu quả. Ví dụ: Tiểu bang Hawaii đã tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời cải thiện trạng thái tài liệu so với quy trình dựa trên giấy—đem lại hiệu quả kép so với quy trình dựa trên giấy.

Tiếp nối thành công này, nhóm Adobe Document Cloud đã công bố các chức năng mới, tích hợp sâu hơn với Office 365 nhằm giúp bạn cũng như nhóm của bạn tiết kiệm thời gian. Sự tích hợp các dịch vụ PDF đem đến độ trung thực mới khi làm việc với tài liệu PDF trong Office 365. Sau khi được người quản trị của bạn tích hợp, các dịch vụ PDF sẽ cung cấp bản xem trước đa dạng thức cho tài liệu PDF ngay trong OneDrive và site SharePoint của bạn.

Tính năng mới cho office 365

Bên cạnh nhiều kịch bản báo cáo, chia sẻ và cộng tác, tệp PDF thường được sử dụng để tạo phiên bản cuối hoặc phiên bản lưu trữ cho nội dung trải dài trên nhiều tệp khác nhau. Với các dịch vụ PDF và chức năng Kết hợp Tệp của Adobe mới được ra mắt, bạn có thể chọn một số tệp và đưa chúng vào một bản PDF chỉ với vài thao tác bấm trong thư viện tài liệu SharePoint.

office 365 sharepoint

Các dịch vụ PDF hiện đã khả dụng trong dải băng dành cho các phiên bản Word, Excel và PowerPoint trực tuyến giúp việc tạo PDF chất lượng cao, trung thực toàn vẹn từ các ứng dụng này trở nên dễ dàng hơn nữa.

Các dịch vụ PDF cùng các chức năng thuộc Adobe Sign và các cải tiến Adobe Reader sắp tới đều thuộc về Adobe Document Cloud. Tất cả tiện ích này đều chia sẻ chung một cam kết là nhằm đem đến sự tích hợp năng suất trên toàn Office 365.

Nếu bạn là người quản trị có Adobe Document Cloud, hãy bắt đầu tích hợp với Office 365 để trải nghiệm các chức năng bổ sung tuyệt vời này.

Thử thách song sinh: Office 365 vượt mặt Office 2019

Thử thách song sinh: Office 365 vượt mặt Office 2019

Có gì khác biệt giữa Office 2019 và Office 365? Chúng không giống nhau sao?

Cùng Pacisoft đi tìm câu trả lời nhé!

Trên thực tế, mặc dù có tên tương tự nhau nhưng vẫn tồn tại một sự khác biệt vô cùng lớn giữa hai ứng dụng này. Office 365 bản quyền tích hợp các ứng dụng Office được cài đặt đầy đủ—bao gồm các phiên bản mới nhất của Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Và những ứng dụng này vẫn luôn cải thiện theo thời gian, với các chức năng mới được cung cấp mỗi tháng. Quan trọng nhất, Office 365 còn được kết nối với đám mây nên bạn có thể truy nhập nội dung của mình từ mọi thiết bị, đồng tác giả với bất kỳ ai trong thời gian thực (bất kể họ đã mua bản Office hay chưa), đồng thời, sử dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo nên những nội dung mang tính tác động hơn một cách dễ dàng hơn.

Mặt khác, Office 2019 cũng cung cấp đầy đủ bản cài đặt của các ứng dụng Office mà chúng ta biết và yêu thích—tuy nhiên, các ứng dụng này đều “bất biến giữa dòng thời gian”. Chúng không bao giờ được cập nhật các tính năng mới, cũng như không được kết nối với đám mây. Ngoài ra, Office 2019 không hỗ trợ chức năng đồng tác giả thời gian thực trên các ứng dụng và cũng không có các chức năng hoạt động trên nền tảng AI tuyệt vời được tích hợp với Office 365.

Để kiểm nghiệm về việc Office 365 có thể tiết kiệm thời gian cho bạn, đồng thời giúp công việc trở nên dễ dàng và thú vị, Microsoft đã làm những việc chưa từng có tiền lệ, họ để các bộ phần mềm Office 2019 và Office 365 đọ sức với nhau trong một cuộc so tài trực tiếp. Microsoft đã thử thách ba cặp song sinh hoàn thành các nhiệm vụ tương tự trong cả hai phiên bản của Word, Excel và PowerPoint, đồng thời quay phim họ trong suốt tiến trình.

Bạn muốn tìm hiểu về Office 365?

Các tính năng kết hợp AI—như Ý tưởng trong Excel và PowerPoint, Kiểu Dữ liệu trong Excel, Viết tay sang Văn bản, cùng nhiều tính năng khác—sẽ biến đổi năng suất làm việc của bạn.

Nếu bạn chưa sở hữu Office 365, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong một tháng để bạn có thể kiểm nghiệm trước khi cam kết sử dụng.

Giới thiệu về các giải pháp Workplace Analytics và thông báo MyAnalytics trong Office 365

Giới thiệu về các giải pháp Workplace Analytics và thông báo MyAnalytics trong Office 365

Thói quen cộng tác có thể thúc đẩy nhưng cũng có thể phá vỡ hoạt động làm việc nhóm. Khi mọi người tổ chức các cuộc họp hiệu quả, tạo thời gian để làm việc tập trung và tôn trọng ranh giới giữa công việc và cuộc sống thì nhóm sẽ phát triển. Tạo dựng đúng những thói quen này là một việc khó khăn và cần được sự hỗ trợ của toàn nhóm. Dữ liệu có thể tạo ra một ngôn ngữ chung để giúp các thành viên xây dựng sự đồng thuận về các quy tắc làm việc nhóm quan trọng. Qua việc làm sáng tỏ cách thức hoàn thành công việc trong thực tế, các tổ chức có thể xây dựng nhóm hiệu quả, sáng tạo và gắn kết hơn.

Microsoft mang đến hai tính năng mới – Giải pháp Workplace Analytics và thông báo MyAnalytics – được thiết kế để đặt cá nhân và nhóm vào trung tâm của sự thay đổi.

Giải pháp Workplace Analytics – trao quyền để nhóm làm chủ thời gian

Workplace Analytics sử dụng dữ liệu từ công việc hàng ngày trong phần mềm Office 365 để xác định các mẫu hình cộng tác ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả của lực lượng lao động và sự gắn kết của nhân viên.

Các giải pháp giúp biến thông tin chuyên sâu của toàn bộ tổ chức thành kế hoạch hành động cho cá nhân và nhóm. Giải pháp đầu tiên — giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm — giúp các nhóm xây dựng thói quen cộng tác tốt hơn và làm chủ thời gian của họ bằng cách hướng tổ chức theo ba bước:

Khám phá các thách thức cộng tác — Sử dụng dữ liệu từ công việc hàng ngày trong Office 365, chẳng hạn như email và cuộc họp để khám phá các thách thức như quá tải họp, quá ít thời gian để làm việc tập trung hoặc khối lượng công việc ngoài giờ làm việc lớn. Kết hợp các thông tin chuyên sâu này với kết quả khảo sát sự gắn kết để tìm liên kết giữa các mẫu hình làm việc và các chỉ số về trạng thái nhóm như điểm gắn kết và điểm đổi mới.

phân tích thời gian

Phân tích cho thấy thời gian họp của nhóm tiếp thị lớn hơn nhiều so với các nhóm khác và nhóm này có thể được lợi khi tham gia vào chương trình thay đổi giúp giảm số giờ họp.

Trao quyền để nhóm thay đổi — Cho các nhóm tham gia vào chương trình thay đổi để giúp họ xây dựng các thói quen tốt hơn, chẳng hạn như đưa lịch công tác vào cuộc họp và chặn thời gian để làm việc tập trung mỗi ngày. Người dự nhận được thông tin chuyên sâu về năng suất cá nhân và kế hoạch hành động hoạt động trên nền tảng MyAnalytics.

Myanalytics hoạt động chương trình

Khi các nhóm tham gia chương trình thay đổi, các thành viên sẽ nhận được quyền truy nhập vào kế hoạch hành động trong MyAnalytics, tại đó có hiển thị tiến độ để đạt được mục tiêu của nhóm.

Đánh giá và cải thiện — Đảm bảo rằng chương trình thay đổi của bạn diễn ra thành công bằng cách đánh giá tiến độ dựa trên mục tiêu theo thời gian. Lặp lại và cải thiện khi bạn thấy được kết quả thành công hay thất bại trong việc thay đổi thói quen làm việc theo nhóm của các kế hoạch hành động.

analytics solution

Nhóm này đã tham gia chương trình thay đổi được bốn tuần và giảm được 11% số giờ họp trung bình hàng tuần.

Giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm — truy nhập thông qua tab Giải pháp — hiện đang sẵn dùng trong bản xem trước dành cho khách hàng bằng cách sử dụng cả Workplace Analytics và MyAnalytics. Tìm hiểu thêm về Giải pháp Workplace Analytics dành cho làm việc nhóm.

Thông báo MyAnalytics – làm việc thông minh hơn với mẹo cộng tác dựa trên dữ liệu trong Outlook

Quá trình xây dựng các nhóm tốt hơn bắt đầu từ cuộc hội thoại minh bạch, hướng theo dữ liệu — nhưng không một ai là hoàn hảo và việc gắn bó với thói quen cộng tác tốt có thể là thử thách trong công việc có nhịp độ nhanh. Thông báo trong MyAnalytics có thể giúp thu hẹp khoảng cách bằng cách cung cấp các mẹo cộng tác thân thiện theo hướng dữ liệu, sẽ xuất hiện khi bạn hoàn thành công việc trong Office 365.

thông báo

Người dùng thấy thông báo về lời mời cuộc họp nhằm nhắc họ phân bổ thời gian cho công việc tập trung.

Bắt đầu từ mùa hè này, bốn loại thông báo MyAnalytics sẽ bắt đầu xuất hiện trong Outlook khi bạn đọc và soạn email cũng như lời mời họp.

Có thêm thời gian tập trung — Công việc đầy thử thách, sáng tạo đòi hỏi sự tập trung sâu sắc và sự chú ý trọn vẹn. Khi lịch của bạn đầy các cuộc họp, MyAnalytics sẽ nhắc bạn phân bổ thời gian cho công việc tập trung trước khi chấp nhận lời mời mới. Bạn có thể xem các khoảng thời gian có sẵn và chặn khoảng thời gian đó lại mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình. MyAnalytics cũng sẽ thông báo cho bạn khi có lời mời họp xung đột với một khối thời gian tập trung mà bạn đã lên lịch.

Điều hành cuộc họp hiệu quả hơn — Các cuộc họp là yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc nhưng thường chiếm mất cả tuần, dẫn tới thời gian cho công việc khác còn rất ít. Khi bạn tạo và nhận được lời mời họp, MyAnalytics sẽ nhắc bạn áp dụng các thói quen tốt trong cuộc họp vào thực tế và tiết kiệm thời gian quý báu. Ví dụ: MyAnalytics sẽ nhắc bạn ủy quyền cho đồng nghiệp tham gia một cuộc họp giúp bạn nếu lịch biểu của bạn đã bận.

Giảm tác động ngoài giờ làm việc tới đồng nghiệp — MyAnalytics sẽ tóm tắt tác động ngoài giờ làm việc của bạn đối với đồng nghiệp. MyAnalytics sẽ tích cực nhắc bạn tránh gửi email ngoài giờ làm việc khi bạn soạn bản thảo để gửi tới những đồng nghiệp gần đây đã bị bạn tác động ngoài giờ làm việc.

Luôn kiểm soát danh sách việc cần làm và email chưa đọc — MyAnalytics đã sử dụng AI để nhắc bạn về các nhiệm vụ bạn đã hứa sẽ hoàn thành cho đồng nghiệp qua email (và các nhiệm vụ họ yêu cầu bạn hoàn thành). Bây giờ, MyAnalytics sẽ hiển thị các lời nhắc này khi bạn đọc email từ đồng nghiệp, vì vậy bạn có thể kết thúc các nhiệm vụ quan trọng trước khi thực hiện các nhiệm vụ mới. MyAnalytics cũng sẽ nhắc nhở bạn về email chưa đọc của những liên hệ quan trọng.

MyAnalytics đi kèm với Office 365 Enterprise E5 và có sẵn dưới dạng phần bổ trợ dành cho các gói Office 365 enterprise khác.

Giới thiệu Trình tư vấn Chính sách Bảo mật – dịch vụ mới giúp quản lý các chính sách bảo mật Office 365

Giới thiệu Trình tư vấn Chính sách Bảo mật – dịch vụ mới giúp quản lý các chính sách bảo mật Office 365

Hoạt động bảo mật người dùng chưa bao giờ trở nên quan trọng hay khó khăn đến thế. Với nhiều người, điều này là một cuộc đua đơn thuần nhằm đón đầu các mối đe dọa mới nhất. Điều đáng buồn chính là tính phức tạp và đa dạng của các giải pháp bảo mật lại khiến bạn cảm thấy nặng nề hơn. Điều mà hầu hết mọi người thực sự cần là có một ai đó cùng san sẻ gánh nặng. Đó cũng chính là lý do Microsoft mang tới các chức năng mới, dễ sử dụng để hỗ trợ bạn bảo vệ mọi người, ứng dụng, thiết bị và dữ liệu trong tổ chức.

Trình tư vấn Chính sách Bảo mật là một dịch vụ giúp việc quản lý các chính sách bảo mật của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Dịch vụ này cung cấp các đề xuất chính sách tùy chỉnh, được hỗ trợ bằng thông tin dữ liệu chuyên sâu phong phú về tác động mà các chính sách này có thể mang lại cho việc sử dụng các tính năng trong Office của nhóm bạn—cho phép bạn đưa ra quyết định với đầy đủ thông tin.

Đơn giản hóa hoạt động quản lý chính sách trên các thiết bị

Microsoft đã công bố về việc phát hành dịch vụ chính sách đám mây Office mới, một công cụ trên nền điện toán đám mây dễ sử dụng cho phép bạn xác định chính sách cho Office 365 ProPlus bản quyền, rồi gán chúng cho người dùng qua các nhóm Azure Active Directory. Khi xác định xong, các chính sách sẽ tự động được thực thi khi các cá nhân đăng nhập. Hơn nữa, dịch vụ chính sách đám mây Office còn giúp mở rộng phạm vi của bạn tới các thiết bị được quản lý và không được quản lý mà không cần tới hạ tầng tại chỗ hay dịch vụ quản lý thiết bị hiện đại. Nếu bạn có chính sách BYOD hay có người dùng đôi khi đăng nhập vào Office 365 ProPlus từ các thiết bị khác thì bạn đã được bảo vệ.

Tự tin quản lý và giám sát các cấu hình chính sách

Microsoft phát triển dịch vụ này để giúp bạn tự tin bảo vệ tổ chức của mình, loại bỏ việc phỏng đoán khỏi hoạt động đặt cấu hình chính sách bảo mật. Trước đây, mình bạn phải chịu trách nhiệm xác định xem một chính sách cụ thể sẽ giúp ích hay gây hại với một nhóm cụ thể. Đặt các chính sách lớn, chẳng hạn như liên quan tới nhiều đối tượng chính sách nhóm (GPO), mỗi chính sách lại có nhiều cài đặt, các nghiên cứu cơ bản về bảo mật chi tiết nhưng luôn quá chung chung và quy trình triển khai rườm rà. Cuối cùng, bạn vẫn phải chờ đợi các cuộc gọi hỗ trợ đáng nản để biết tác động đối với người dùng.

Trình tư vấn Chính sách Bảo mật sẽ thay đổi tình thế với nền tảng kiến thức đã có trong tổ chức của bạn. Dịch vụ này phân tích cách các cá nhân sử dụng Office, rồi đề xuất chính sách cụ thể giúp tăng cường cấu hình bảo mật của bạn. Tuyệt hơn nữa, bạn còn có thể thấy ảnh hưởng của từng đề xuất với mọi người, giúp bạn tự tin hơn khi lựa chọn chính sách phù hợp với môi trường của mình. Ví dụ: dịch vụ này có thể đề xuất tắt macro VBA trong Word hoặc macro trong tệp Excel từ web—cung cấp thông tin mối đe dọa liên quan (nếu có) và xác định tần suất sử dụng những tính năng đó của các cá nhân trong nhóm, cũng như mức tác động của chính sách đối với họ.

bảo mật office 365

Bạn có thể áp dụng chính sách ở mức ứng dụng, tính năng hoặc nhóm—tất cả chỉ bằng một thao tác bấm.

Ở nơi làm việc năng động cần phát triển, các nhóm luôn thay đổi và tập hợp chính sách đã từng hiệu quả vài tháng trước giờ có thể thực sự trở thành trở ngại. Trình tư vấn Chính sách Bảo mật chủ động giám sát tác động của chính sách đối với nhân viên, nhấn mạnh vào những lĩnh vực đáng để bạn quan tâm hoặc đề xuất các thay đổi nếu cần. Nếu bạn đã cho phép các cá nhân bỏ qua các chính sách cụ thể, bạn sẽ thấy được cách thức sử dụng chức năng này. Với khả năng quản lý trên nền điện toán đám mây, bạn có thể cập nhật hay thậm chí là quay lui chỉ bằng thao tác nhấn nút.

Nếu hiện bạn đang sử dụng GPO, chúng vẫn có thể chạy song song với mọi thay đổi bạn tạo bằng dịch vụ chính sách đám mây Office. Các chính sách hiện có vẫn được duy trì và nếu có bất kỳ xung đột nào, những chính sách bạn áp dụng thông qua dịch vụ chính sách đám mây Office sẽ luôn được ưu tiên.

Một tầm nhìn mới cho các hình thức liên lạc thông tin trong Office 365

Một tầm nhìn mới cho các hình thức liên lạc thông tin trong Office 365

Liên lạc thông minh đã phát triển vượt trên phạm vi của liên lạc hợp nhất truyền thống. Điều này cho phép bạn hoàn thành tác vụ một cách hiệu quả hơn trong khi giảm thiểu tối đa việc chuyển đổi ngữ cảnh, tham gia vào những cuộc họp năng suất hơn bao trùm toàn bộ chu kỳ cuộc họp, đồng thời quản lý liên lạc tốt hơn.

Microsoft Teams chính là cốt lõi trong tầm nhìn về liên lạc thông minh của Microsoft – tập hợp cuộc hội thoại, cuộc họp, tệp, ứng dụng Office và nội dung tích hợp với bên thứ ba nhằm mang tới một hub duy nhất dành cho làm việc nhóm trong Office 365 bản quyền. Chỉ trong vòng sáu tháng kể từ ngày ra mắt, Teams hiện đã được hơn 125.000 tổ chức trên toàn thế giới sử dụng. Đà phát triển mạnh mẽ của ứng dụng này đã chứng minh rằng làm việc nhóm là thiết yếu trong cách thức hoàn thành công việc hiện nay.

Để đạt được tầm nhìn của mình cho các hình thức liên lạc thông minh, Microsoft tích hợp các chức năng gọi điện và họp toàn diện vào Teams, cùng với dữ liệu và thông tin chuyên sâu từ Microsoft Graph và một lộ trình cải cách mạnh mẽ nhằm hỗ trợ các nhóm đạt được nhiều thành tựu hơn.

Tất cả những điều này đều sẽ được tích hợp vào một cơ sở hạ tầng Skype mới và hiện đại để sử dụng cho các liên lạc video và hội thoại cấp doanh nghiệp. Thế hệ kiến trúc nền tảng đám mây tiếp theo của Microsoft đã hỗ trợ cho các trải nghiệm liên lạc trong Teams và đang phát triển rất nhanh chóng. Cơ sở hạ tầng mới này sẽ mang tới cả tốc độ cải tiến lẫn trải nghiệm liên lạc chất lượng cao hơn.​

Teams sẽ phát triển dưới dạng máy khách chính cho các hình thức liên lạc thông minh trong Office 365, dần thay thế cho máy khách Skype for Business hiện tại.

Tương lai của các cuộc họp doanh nghiệp

Việc kết hợp các liên lạc, cộng tác và thông tin theo cách này sẽ giúp tạo nên những cơ hội mới xuyên suốt chu kỳ cuộc gọi hoặc cuộc họp:

  • Trước mỗi cuộc họp, Teams sẽ hiển thị những tài liệu liên quan và thông tin phong phú về người dự nhằm giúp bạn chuẩn bị.
  • Trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra, cuộc hội thoại sẽ được thu lại, dịch và mã hóa thời gian, kèm theo phụ đề chi tiết và nhận dạng giọng nói để tạo thuộc tính chú thích cho các cá nhân cụ thể.
  • Sau khi cuộc họp kết thúc, bản ghi và bản chép lại trên đám mây có thể được tự động thêm vào kênh liên quan, từ đó, toàn bộ nhóm có thể xem lại, tạo chỉ mục và tìm kiếm các cuộc hội thoại, tài liệu, ghi chú cũng như mục hành động.

office 365 teams

Các tính năng gọi điện và cải tiến cuộc họp trong Teams

Microsoft đã liên tục cải tiến các chức năng liên lạc trong Teams, với các tính năng mới như cuộc họp đã lên lịch, tích hợp lịch Outlook và cuộc họp trên thiết bị di động. Tính năng truy nhập khách của Teams cho phép bạn cộng tác với những người ở ngoài công ty mình. Các tính năng gọi điện trong Teams gồm các cuộc gọi đến cũng như cuộc gọi đi tới các số PSTN, giữ, chuyển cuộc gọi và thư thoại.

Lenovo đã công bố rằng họ sẽ mang tới cho thị trường một thiết bị Hệ thống Phòng của Skype mới, Smart Hub 500, giúp mở rộng danh mục dự án hiện tại cho Hệ thống Phòng Skype với Logitech, Crestron và Polycom. Ngoài ra, Polycom, Pexip và Blue Jeans Networks sẽ cung cấp các chức năng liên tác video đám mây trong Teams. Điều này sẽ thêm vào các chức năng liên tác video hiện có cho Skype for Business được sản phẩm RealConnect for Office 365 của Polycom và Infinity Fusion của Pexip cung cấp.